Les suivis… juste un casse-tête ? Ou un vrai super-pouvoir ?

Les raisons de faire des suivis sont multiples, évidemment.

Un suivi pour çi, un suivi pour ça… une facture impayée, un devis non signé, un dossier tombé entre deux chaises, un retour d’appel resté sans réponse, un “ghosting”, un non-respect de l’échéancier, un besoin de confirmation urgente…

Au fond, même si des fois c'est lourd, ça ne devrait pas selon moi puisqu'à la base, ça entre dans la gestion de projet.

Un suivi de rappel ou un récapitulatif fait avec bonne intention, ça ramène tout le monde à l'ordre. Je crois que toutes les raisons sont bonnes et professionnelles tant que c'est fait dans le respect, avec transparence et diplomatie.

Et si je vous disais que, globalement, les suivis servent aussi à se déresponsabiliser, comment ça résonne ?

Se déresponsabiliser... qu’est-ce que je veux dire exactement ?

C’est mon chum, qui travaille dans le milieu de la justice, qui m’a fait réaliser quelque chose récemment.

Petite histoire vraie : La semaine dernière, j’étais à un pouce et demi d’être inondée. J’ai tenté de joindre mon propriétaire, sans réponse. J’ai même contacté sa fille, mais rien non plus. (lire plus...)

La balle est dans quel camp ?

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Suite de mon histoire d'inondation...

Alors, comme je disais, la semaine dernière, j’étais à un pouce et demi d’être inondée. J’ai essayé de joindre mon propriétaire, sans réponse. J’ai même contacté sa fille, mais rien non plus.

Frustrant, oui… mais surtout inquiétant.

Impuissante et sur le gros nerf, j'étais en train de manger toutes mes ongles. Le volume de mon cell étant à son maximum et mon taux d'anxiété touchait à son summum.

Dans ma tête, parler de vive voix semblait plus impactant que texter. Mais je me disais que, s'il n'y a pas de réponse par téléphone, comment veux-tu qu'il voit mon texto...?

C’est là que mon chum m’a fait réaliser quelque chose d’important (merci mon petit poulet d'amour) :

Mon amour, déresponsabilise-toi tout de suite et envoie-lui un message texte avec des photos.

Déres de kessé ?

En gros, ce qu’il voulait dire, c’est exactement ce que je fais déjà avec mes clients : je note tout par écrit (courriel) et si c'est pertinent, j'intègre captures d’écran et images pour clarifier mes messages. Les écrits et les images restent, et une fois le message lancé, la balle est dans leur camp. On peut respirer !

Verdict pour les curieux : le proprio à vu mon texto et est apparu en moins d'une heure. Fouillez-moi pourquoi mais, une guenille a été retrouvé dans un tuyau. 😜

Les suivis… un vrai super-pouvoir.

Prioriser les courriels avec dates et heures est une pratique professionnelle et “top-notch”. 👌

J’irais même jusqu’à dire que le suivi est un vrai super-pouvoir.

Savez-vous que quand la situation se corse, mettre une personne de confiance en copie (CC) est légal, tant que c’est fait dans le respect et en toute transparence ? Je l’ai déjà fait, et ça a fait bouger les choses plus vite que j'aurais pu l'imaginer.

Par exemple : j’ai mis ma comptable en copie conforme en expliquant à mon client que j’avais besoin de son paiement pour pouvoir le transférer. C’est resté une communication professionnelle et ça a prouvé que je faisais des suivis rigoureux.

D'autres expérience me rappelle aussi ce que je vis souvent lorsque les échéances ne sont pas respectées par un client : tout peut vite déborder, y compris nos nerfs. Un petit rappel du tic-tac peut ramener tout le monde à l'ordre. Des fois, le client est juste dans le jus... Alors ce n'est pas rare que le délais peu bouger, faut juste le savoir. 😄

Un petite souvenir vraie : Au début de ma pratique en solo, je privilégiais les appels téléphoniques, pensant que le ton de voix rassurait plus le client (c'était mon cas d'ailleurs). Pour un dossier en particulier, j’avais envoyé les fichiers finaux sans acompte. Silence radio total… et sans preuve écrite, je n’ai jamais pu récupérer l’argent, même en petites créances. Une vraie leçon sur l’importance des suivis écrits et des preuves.

De mon côté, lorsque les délais sont respectés, c’est pas à moi d’assumer les conséquences des retardataires. Pas question de m’énerver ou de subir les effets négatifs d’une négligence… même si ça m’est déjà arrivé. 😅

Je l’ai souvent dit : je traite mes clients comme je traite ma fille. Je suis honnête, respectueuse, à l’écoute, avec patience et tolérance. Mais si l’autre partie ne partage pas cette approche, il y a des conséquences. 😂

Rappelons-nous aussi que c’est un jeu à double sens. Si on fait des suivis de façon diplomate et professionnelle, tout se passe bien pour tout le monde.

Tourlou !

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En conclusion

Les suivis, c'est pas juste une question de relance, ils nous protègent, clarifient les échanges et permettent de rester professionnels, tout en se déresponsabilisant des conséquences extérieures.

Bien faits, avec transparence et diplomatie, ils assurent un suivi efficace pour toutes les parties.

👉 Et si on arrêtait de voir les suivis comme un casse-tête… et qu’on les voyait comme un super-pouvoir pro ?

J’ai bien envie de te lire 👀✍️

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